Ihr Praxisalltag ist geprägt von administrativen Aufgaben, die wertvolle Zeit kosten: Formulare ausfüllen, Daten vom Papier ins System übernehmen, Dokumente zuordnen und ablegen. Eine digitale Patientenaufnahme verspricht hier Abhilfe und verwandelt zeitaufwendige Prozesse in effiziente, papierlose Workflows. Erfahren Sie, wie Hausarztpraxen mehr Fokus und Ruhe in die Patientenaufnahme bringen und welche Lösungen dabei helfen.

Die Herausforderungen der traditionellen Patientenaufnahme

Der Praxisalltag beginnt oft mit einem vertrauten Bild: Wartezimmer voller Patient:innen, gestresste Mitarbeiter:innen am Empfang, die zwischen Telefon, Praxissoftware und Papierformularen jonglieren. Die traditionelle Patientenaufnahme kostet wertvolle Zeit und häufig auch Nerven.

Anamnesebögen müssen ausgehändigt, erklärt, ausgefüllt, abgetippt und archiviert werden. Dieser Prozess bedeutet nicht nur einen hohen administrativen Aufwand für das Praxisteam, sondern führt auch zu Wartezeiten für Patient:innen und erhöht das Fehlerrisiko bei der Datenerfassung.(1)

Laut einer aktuellen Bitkom-Studie aus 2025 sehen 81% der Ärzt:innen digitale Technologien als wichtige Unterstützung für ihre tägliche Arbeit. Gleichzeitig bewerten drei Viertel der befragten Mediziner:innen das Tempo der Digitalisierung im deutschen Gesundheitswesen als zu langsam.(2)

Administrative Belastung im Fokus

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) betont in ihrem Positionspapier zur Digitalisierung, dass digitale Lösungen das Potential haben, Praxisabläufe grundlegend zu verbessern und mehr Zeit für die eigentliche Patientenversorgung zu schaffen.(3)

Was ist digitale Patientenaufnahme?

Die digitale Patientenaufnahme ersetzt papierbasierte Prozesse durch strukturierte digitale Formulare und bezieht Patient:innen aktiv in ihren Versorgungspfad mit ein. Die Patient:innen können diese digitalen Formulare bequem auf ihrem Smartphone, Tablet oder am Praxisterminal ausfüllen. Dabei werden alle relevanten Informationen, von Stammdaten über Anamnese bis hin zu Einverständniserklärungen, digital erfasst und direkt in die Patientenakte übertragen.

Vor Ort oder zu Hause

Patient:innen können die Formulare bereits vor dem Praxisbesuch von zu Hause aus ausfüllen oder bei Ankunft in der Praxis über ihr Smartphone oder bereitgestellte Tablets. Dies ermöglicht eine flexible Handhabung je nach Patientenpräferenz und Dringlichkeit des Termins.(1)

Oft wird dadurch auch die Qualität der Angaben erhöht, da Patient:innen beispielsweise den Namen ihres Medikaments kontrollieren oder den letzten OP-Bericht bereitstellen können.

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Vorteile für Hausarztpraxen

Zeitersparnis und Effizienzsteigerung

Studien zeigen, dass digitale Patientenaufnahme bis zu 90 Minuten Zeitersparnis pro Tag ermöglichen kann.(1) Das Praxisteam muss keine handschriftlichen Formulare mehr abtippen, keine Dokumente scannen und keine Papierarchive pflegen. Die strukturierte Datenerfassung minimiert zudem Rückfragen und Unklarheiten.

Reduzierung von Fehlern

Durch strukturierte Eingabefelder, Pflichtangaben und digitale Validierung sinkt die Fehlerquote bei der Datenerfassung erheblich. Risiken und Kontraindikationen können schneller identifiziert und abgeklärt werden, was die Patientensicherheit erhöht.

Bessere Patientenvorbereitung

Wenn Patient:innen die Anamnese in Ruhe zu Hause ausfüllen, haben sie Zeit zum Nachdenken, können bei Bedarf Informationen nachschlagen und sich optimal auf den Termin vorbereiten. Dies führt zu qualitativ hochwertigeren Angaben und einem strukturierteren Arzt-Patient:innen-Gespräch.(3)

Kosteneinsparungen

Praxen reduzieren ihre Ausgaben für Papier, Druckerpatronen und Porto um bis zu 80 Prozent. Auch die Personalkosten für administrative Tätigkeiten sinken spürbar.(1)

Umweltschutz als Zusatznutzen

Der papierlose Praxisbetrieb leistet einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz und entspricht dem wachsenden Bewusstsein für Nachhaltigkeit bei Patient:innen und Mitarbeiter:innen.

Rechtliche Grundlagen und Datenschutz

Die digitale Patientenaufnahme muss selbstverständlich den strengen deutschen Datenschutzanforderungen. Patientenakten und zugehörige Dokumente unterliegen außerdem der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von Ärzt:innen – digitale Systeme helfen dabei erheblich.(1)

DSGVO-Konforme Umsetzung

Moderne Lösungen für digitale Patientenaufnahme bieten Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, sichere Cloud-Speicherung und vollständige DSGVO-Compliance. Die Kassenärztliche Bundesvereinigung stellt auf ihrer Website Musterexemplare für Datenschutzerklärungen bereit, die praxisübergreifend eingesetzt werden können.(1)

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Doctolib All-in-One: Digitale Patientenaufnahme in der Praxis

Die neue All-in-One Praxissoftware von Doctolib unterstützt Praxen entlang des gesamten Behandlungspfades. Die digitale Patientenaufnahme und der Patientennavigator verbessern den Praxisalltag Ihres Teams grundlegend.

Digitale Anamnese vor dem Termin

Patient:innen erhalten vor ihrem Termin automatisch einen Link zu einem fachspezifischen Anamnesebogen, den sie bequem in der Doctolib-App oder im Web ausfüllen können. Die erfassten Informationen erscheinen strukturiert in der Patientenakte und sind zum Termin direkt verfügbar.

Patient:innen, die kein Doctolib-Konto besitzen, können sich über einen Aufsteller in der Praxis vor Ort einchecken.

Digitale Dokumente und Unterschriften

Datenschutzhinweise, Behandlungsverträge und Aufklärungsbögen werden digital bereitgestellt und können von Patient:innen sicher elektronisch signiert werden. Dies eliminiert den Bedarf an Papierformularen und manuellen Unterschriften vollständig.

Der Patientennavigator übernimmt nach dem Check-In

Ein besonderes Highlight ist der Patientennavigator, der dem Praxisteam einen Echtzeit-Überblick über alle anwesenden Patient:innen bietet. Die zentrale Ansicht zeigt, welche Patient:innen am Empfang sind, im Wartezimmer sitzen, bei der Blutabnahme oder im Behandlungsraum sind. Per Drag-and-Drop können Patient:innen den verschiedenen Behandlungsstationen zugewiesen und werden.

Nahtlose Integration

Die Lösung ist vollständig in die Doctolib-Praxissoftware integriert und arbeitet nahtlos mit dem Online-Terminmanagement zusammen, sodass keine Medienbrüche entstehen.

Erfahren Sie jetzt mehr über die All-In-One Praxissoftware von Doctolib und erleben Sie die Praxis von morgen schon heute!

Die Vorteile einer digitalen Patientenaufnahme auf einen Blick

Mehr Zeit für die Patient:innenversorgung: Bis zu 90 Minuten Zeitersparnis pro Tag durch papierlose, effiziente Workflows
Weniger Fehler, mehr Sicherheit: Strukturierte Datenerfassung reduziert Fehlerquellen und erhöht die Behandlungsqualität
Bessere Vorbereitung und Datenqualität: Patient:innen füllen Formulare in Ruhe aus und können Informationen nachschlagen
Deutliche Kosteneinsparungen: Bis zu 80% weniger Ausgaben für Papier, Druck und administrative Tätigkeiten
Sicher, rechtskonform und nachhaltig: DSGVO-konforme Lösung mit positiver Umweltbilanz

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