Bereiten Sie sich gerade auf ein paar freie Tage vor? Dann sollten Sie die Bandansage Ihres Anrufbeantworters jetzt prüfen und anpassen. Denn wenn Sie Ihren Patienten schon da die richtigen Informationen übermitteln, können Sie die Anzahl telefonischer Terminanfragen und einen vollen Anrufbeantworter bei Ihrer Rückkehr merklich reduzieren.

Doch nicht nur in Vorbereitung auf den Praxisurlaub ist es sinnvoll die Ansage auf Ihrem Anrufbeantworter zu überprüfen. Sollten Ihre Leitungen also einmal belegt sein, hilft es die wichtigsten Informationen bereits auf Ihrer Bandansage mitzuteilen. Oft klären sich dann bereits viele Fragen der AnruferInnen.

Ob Urlaub oder besetzte Leitung, für all diese Situationen gibt es den richtigen Text für den Anrufbeantworter. Einige Beispiele wollen wir Ihnen im folgenden Artikel vorstellen.

Welche Anrufbeantworteransage ist die Richtige, wenn die Praxis geschlossen ist?

Ist Ihre Praxis für einige Tage geschlossen, sollten Sie die wichtigsten Informationen zur Dauer Ihrer Abwesenheit und möglichen Vertretungen im Text Ihres Anrufbeantworters integrieren. Besonders jetzt während der COVID-19-Pandemie werden wahrscheinlich, v. a. bei HausärztInnen und HNO-SpezialistInnen, viele PatientInnen zum Telefon greifen, um Fragen klären zu wollen.

Was natürlich auch nicht fehlen darf ist die Information zur Online-Buchung von Terminen. Damit Ihre PatientInnen diesen Service auch wahrnehmen, sollten Sie richtig darauf hinweisen:

  • Geben Sie den Hinweis auf die digitale Terminbuchung direkt am Anfang Ihrer Ansage, denn oftmals legen PatientInnen schnell wieder auf, wenn Sie sie nicht erreichen und verpassen den Hinweis auf Ihren Service. 
  • Erklären Sie kurz, wie die Online-Terminvereinbarung funktioniert und erläutern Sie, dass diese Möglichkeit auf Ihrer Praxis-Website zu finden ist.
  • Betonen Sie die Vorteile der Online-Terminbuchung, z. B. dass die PatientInnen den Termin selbstständig absagen können.
  • Nennen Sie zum Schluss Ihre Vertretung und deren Kontaktmöglichkeit sowie, wann Sie wieder erreichbar sind.
  • Beenden Sie den Ansagetext mit einer netten Verabschiedung – entweder dem Dank für den Anruf oder passende Grußworte, wie z. B. „Das Praxisteam wünscht Ihnen frohe Weihnachten”.

Beispiel für einen Ansagetext, wenn die Praxis geschlossen ist

„Willkommen bei der Praxis x. Wir möchten unseren Patienten den besten Service bieten und stellen deswegen unsere Termine online für Sie zur Buchung bereit. Besuchen Sie einfach unsere Website www.xyz.de und buchen Sie rund um die Uhr Ihre Termine über unser Buchungstool Doctolib. Dort finden SIe die frühestmöglichen verfügbaren Termine und können in wenigen Schritten buchen. In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an unsere Vertretung y, die Sie unter … erreichen. Wir sind ab dem … wieder persönlich für Sie da. Vielen Dank für Ihren Anruf.”

Welche Ansage passt, wenn das Praxistelefon besetzt ist?

Sind während Ihrer Sprechzeiten alle Telefone besetzt, ist es für Ihre PatientInnen schöner einen netten Ansagetext zu hören, als das Besetztzeichen. Nutzen Sie die Möglichkeit direkt auf die Online-Terminbuchung hinzuweisen, denn oft rufen Ihre PatientInnen zur Terminvereinbarung an. Sollte Sie die Videosprechstunde anbieten, können Sie auch hier über diese Möglichkeit der Kontaktaufnahmen informieren und kurz erläutern in welchen Fällen sie sich anbietet. Besonders während der aktuellen COVID-19-Pandemie können damit Ansteckungsketten im Wartezimmer reduziert werden. Tipp: Wie Sie Ihre Praxis krisensicher einrichten können, erfahren Sie in unserer Broschüre „5 Tipps für eine gute und krisensichere Praxisorganisation”, die Ihnen kostenlos zum Download bereitsteht.

Beispiel für einen Ansagetext, wenn das Praxistelefon besetzt ist

„Willkommen bei der Praxis x. Sie ersparen sich das weitere Warten in der Warteschleife durch eine Terminbuchung auf unserer Website www.xyz.de. Dort haben Sie auch die Möglichkeit eine Videosprechstunde für z. B. ein Beratungsgespräch oder eine Verlaufskontrolle, buchen. Für alle weiteren Anliegen werden mit dem nächsten freien Mitarbeiter verbunden. Danke für Ihre Geduld.“

Gut zu wissen – So kommt der Ansagetext bei Ihren PatientInnen an

Vielleicht haben Sie es schon bei unseren beiden Beispiel-Ansagen bemerkt – sie beginnen nicht mit dem Satz „Leider rufen Sie außerhalb unserer Sprechzeiten an”. Das hat einen Grund: die Begriffe „leider” und „außerhalb der Sprechzeiten” wirken negativ und bleiben unterbewusst beim Anrufer hängen, der dieses Gefühl mit Ihrer Praxis verbindet. Gestalten Sie Ihren Ansagetext deswegen möglichst positiv.

Fazit: Entlastung des Praxisteams durch den Anrufbeantworter

Durch die passende Ansage auf dem Anrufbeantworter Ihrer Arztpraxis können Sie der Rückkehr aus Ihrem Urlaub entspannt entgegenblicken. Und auch während Ihrer Öffnungszeiten kann der richtige Text, der alle wichtigen Informationen enthält, für eine merkliche Entlastung sorgen:

  • Gestalten Sie den Ansagetext positiv und vermeiden Sie das Wort “leider”
  • Stellen Sie die wichtigsten Informationen, wie z. B. zur Online-Terminbuchung, an den Anfang
  • Sprechen Sie langsam und deutlich, unterstreichen Sie wichtige Informationen durch das Heben der Stimme
  • Danken Sie am Ende für den Anruf 

Sie finden alle Tipps noch einmal anschaulich in diesem Tutorial zusammengefasst:

Wenn Sie telefonische Terminanfragen reduzieren und ein Online-Terminmanagement in Ihrer Praxis einführen wollen, beraten wir Sie gerne. Vereinbaren Sie dafür einfach ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch unter 030 220 271 68 oder auf dieser Seite.

 

Ihr Doctolib-Team