Digitales Terminmanagement in der Zahnarztpraxis

Zeitersparnis bei der Buchung und Vergabe von Terminen, verbesserte Profitabilität und ein einfacher Service für Patienten

Einsatz von Doctolib seit
September 2018
Standort
Düsseldorf
Fachgebiet
Zahnheilkunde

Praxisvorstellung und Einsatz von Doctolib

Das Medizinische Versorgungszentrum (MVZ) für Zahnheilkunde, Kinder- und Jugendzahnheilkunde und Kieferorthopädie 360°zahn befindet sich in Düsseldorf. Mit 33 Ärzten und 50.000 monatlichen Website-Aufrufen zählt es zu einem der größten MVZ in der Zahnmedizin, welches Patienten gleichzeitig ein sehr umfassendes Behandlungsspektrum anbietet.

Ziele: Übersicht bei der Terminverwaltung schaffen und den Patientenservice verbessern.

Herausforderungen: Der Terminkalender war bis dahin sehr unübersichtlich, Termine wurden unabhängig vom Beschwerdebild vergeben, manchmal sogar doppelt belegt oder Patienten warteten bis zu zwei Stunden auf ihre Termine. Schätzungsweise lagen die Terminausfälle bei 20 %, ohne vorherige Absage der Patienten. Daraus resultierte Leerlauf in der Praxis, welcher zu Umsatzverlusten führte, weil die Termine nicht mehr kurzfristig an andere Patienten vergeben konnten.

Doctolib ist eine Online-Buchungsplattform für Arzttermine, die den Patienten eine selbstständige Terminbuchung ermöglicht. Dadurch vereinfacht sich die Terminverwaltung, die Terminvergabe ist effektiv und Leerläufe werden vermieden.

Die ZFA arbeiten mit einem übersichtlichen und individuell anpassbarem Kalender-Tool, in welchem sie die wahrgenommenen Termine der Patienten und unentschuldigtes Nichterscheinen vermerken kann. Das gesamte Personal verwendet Doctolib, um Termine und Sprechstundenzeiten zu koordinieren. Für Patienten ist Doctolib ein einfacher Service, um freie Termine bei Ärzten schnell und unkompliziert zu finden und diese direkt online zu buchen.

Fast alle Besuchsgründe können online gebucht werden. Neben der Online-Terminvergabe vergeben ZFA aber auch weiterhin Termine am Telefon, wobei sich beide Services sinnvoll ergänzen.

Julia B., Praxismitarbeiterin
„Das Doctolib-Team hat eng mit uns zusammengearbeitet, um die optimale Lösung für unsere Praxisorganisation zu finden, die digitalen Kalender anzulegen und nach unserem Wunsch zu gestalten."

Zahlen der Praxis

Bis zu

50 %

weniger Terminausfälle im Vergleich vor der Nutzung von Doctolib.

Bis zu

23 %

der Termine werden online gebucht.

Ca.

10 Tage

weniger Wartezeit bei Online-Terminbuchung.

Vorteile von Doctolib

Vorteil 1

Neue Patienten und weniger Terminausfälle erhöhen die Profitabilität

Bis zu 50 % weniger Terminausfälle: Diese lagen zuvor bei schätzungsweise 20 %. Dank der automatischen Terminerinnerungen per E-Mail und SMS konnten diese um die Hälfte reduziert werden. Patienten können ihre Termine direkt über Doctolib ändern oder absagen. Freigewordene Termine werden online sofort wieder verfügbar und können von anderen Patienten gebucht werden.

Monatlich lassen sich bis zu 400 Neupatienten für das MVZ verzeichnen: Hohe Investitionen in Online-Marketing führen zu einer massiven Steigerung der Besuche auf der Website von 360°zahn. Durch die Kooperation mit Doctolib konnten diese Besuche direkt in tatsächliche Patientenbesuche umgewandelt werden. So werden monatlich bis zu 400 neue Patienten dazu gewonnen. Bis zu 40 % aller online gebuchten Termine werden von Neupatienten gebucht. Von diesen stellen sich 25 % in den folgenden 6 Monaten erneut in der Praxis vor – also neue Patienten mit langfristigem Behandlungsbedarf.

Automatisches Recall-System erhöht die Patiententreue: Das integrierte Recall-System ermöglicht es Patienten automatisch und digital daran zu erinnern, einen Termin zur Wiedervorstellung zu vereinbaren. Durchschnittlich werden dank dieser Funktion monatlich 67 weitere Termine vereinbart.

Sascha Maynert, Online-Marketing-Experte
„Durch die Online-Marketing-Aktivitäten hatte das MVZ bereits viele Terminanfragen. Um diesen gerecht zu werden, sie optimal zu organisieren und genauer zu analysieren, bedurfte es einer hochmodernen und flexiblen Lösung. Diese haben wir mit Doctolib gefunden."
Vorteil 2

Weniger Zeitaufwand für die Terminverwaltung

Das Team spart viel Zeit dank der Terminverwaltungssoftware: Der Terminkalender ermöglicht einen guten Überblick über alle Besuchsgründe, Räume und Sprechstunden. Die Bedienung ist einfach und intuitiv. Das Team kommt damit gut zurecht und hat die neuen und unkomplizierten Arbeitsprozesse schnell umgesetzt.

Die automatische Terminsuchfunktion unterstützt das Team dabei schnell freie Terminlücken zu finden, sodass sehr viel Zeit bei der telefonischen Terminvergabe eingespart wird.

Bis zu 23 % aller auf Doctolib verfügbaren Besuchsgründe werden mittlerweile in dem MVZ online gebucht. Aktuell werden durchschnittlich 800 Termine online gebucht, womit sich die Anzahl der Onlinebuchungen seit Einführung von Doctolib bereits verdoppelt hat. Patienten nehmen den Service sehr gut an.

Efthimios Giannakoudis, Zahnarzt
„Immer mehr Patienten buchen ihrem Termin online. Dies ermöglicht ihnen selbstständig und schnell passende Termine auszuwählen und nicht in der Warteschleife hängen zu müssen - und wir verbringen weniger Zeit am Telefon."
Vorteil 3

Neuer digitaler Service für Patienten

Patienten, die ihre Termine über Doctolib buchen, bekommen diesen im Durchschnitt 10 Tage früher als Patienten, die ihren Termin über das Telefon vereinbaren, da sie über eher freigewordene Termine automatisch benachrichtigt werden.

Termine können rund um die Uhr entweder direkt auf Doctolib oder über die Internetseite der Praxis gebucht werden. Die Online-Buchungsrate liegt aktuell bei etwa 23 %.

Patienten schätzen vor allem die Erinnerungsfunktion für Termine. Gleichzeitig kommt es zu weniger Terminausfällen.

Efthimios Giannakoudis, Zahnarzt
„Durch die automatische Benachrichtigung der Patienten über einen eher freigewordenen Termin, werden Terminlücken schnell und automatisch wieder aufgefüllt. Und Patienten freuen sich über einen früheren Termin und den guten Service."

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