Gynäkologie: Die Ärtzinnen Hermann und Kotulla setzen auf digitales Terminmanagement

Moderne und profitable Terminvergabe von Anfang an

Einsatz von Doctolib seit
Dezember 2018
Standort
Berlin
Fachgebiet
Gynäkologie

Praxisvorstellung und Einsatz von Doctolib

Die Berliner Gynäkologinnen Anja Hermann und Verena Kotulla investierten bei ihrer Praxisneugründung 2018 in das digitale Terminmanagementsystem Doctolib. Ihre Ziele: eine bessere Sichtbarkeit im Internet, Entlastung für das Praxisteam und ein Premium-Service für ihre Patientinnen.

Die ersten 3 Monate nach der Praxiseröffnung liefen zunächst schleppend, dann erhielten sie von Kollegen die Empfehlung Doctolib zu nutzen. Eine effektive Lösung, um eine gute Sichtbarkeit im Internet zu erreichen und Neupatientinnen zu gewinnen.

Das war genau das, was die Praxis suchte. Sie verglichen verschiedene Systeme und entschieden sich für Doctolib. Zum einen, weil die Funktionen der Software sie überzeugten, zum anderen, weil ihnen der persönliche Umgang und der Service am besten gefielen.

Anja Hermann
„Doctolib hat uns in der Phase der Neugründung sehr unterstützt. Ein übersichtlicher Kalendar mit vielen praktischen Funktionen, wodurch man sein Spektrum und die Möglichkeiten erweitert."

Anfängliche Bedenken wie das Team eine digitale Lösung zur Terminvergabe annehmen würde verflogen schnell. Das ganze Team wurde durch das Doctolib-Team persönlich in der Praxis umfassend geschult.

Die beiden Gynäkologinnen nutzen zudem die Arzt-App von Doctolib, mit der sie auch unterwegs immer den Überblick haben und Termine einsehen bzw. verschieben können.

Anja Hermann
„Das Einrichten der Software ging super schnell. Innerhalb einer Woche war alles umgestellt, das Team wurde persönlich vor Ort geschult und wir konnten starten."

Zahlen der Praxis

Etwa

43 %

der auf Doctolib verfügbaren Termine der Praxis werden online gebucht

Bis zu

50 %

aller Neupatientinnen buchen ihre Termine online

Bis zu

46 %

weniger Terminausfälle im Vergleich zum nationalen Durchschnitt*

Vorteile von Doctolib

Vorteil 1

Steigerung der Profitabilität der Praxis

Die Terminverlinkung direkt im Google My Business-Profil und die Integration des Buchungs-Buttons auf der Praxiswebsite hat die Online-Sichtbarkeit erhöht und den Patientinnenstamm nachhaltig erweitert.

Die Terminerinnerungen per SMS und E-Mail verbessern die Termintreue der Patientinnen. Somit konnte die Ausfallquote auf knapp die Hälfte des bundesweiten Durchschnitts gesenkt werden.*

Die digitale Nachrückliste bewährt sich täglich. Terminlücken, die durch Absagen entstehen, werden damit kurzfristig automatisch wieder aufgefüllt.

Verena Kotulla
„Durch verbesserte Präsenz im Internet konnten wir unsere Patientenzahlen schließlich verfünffachen, eine perfekte Starthilfe für unsere junge Praxis!"
Vorteil 2

Entlastung durch effizientere Terminverwaltung

Patientinnen wählen schon bei der Online-Buchung ihren Besuchsgrund, z.B. Krebsvorsorge, Ultraschall oder Verhütungsberatung. Dies ermöglicht eine bessere Planung von Kapazitäten, Behandlungsräumen und Geräten, wodurch sich Wartezeiten reduzieren.

Bei der Krebsvorsorge und Schwangerschaftsuntersuchung wird bereits jeder dritte, bei der Erstuntersuchung sogar jeder zweite Termin von Patientinnen selber online gebucht. Bei der Verhütungsberatung und der Mädchensprechstunde sind es gar 70 % aller Termine!

Durch die Online-Buchung verbringt das Team deutlich weniger Zeit am Telefon. Die vielen Online-Buchungen zeigen, dass Patientinnen den Service sehr gut annehmen.

Anja Herrmann
„Die Terminvereinbarung am Telefon entfällt, weil Patientinnen einfach selber schauen und buchen können. Das spart Zeit für beide Seiten."
Vorteil 3

Höhere Patientenzufriedenheit

Patientinnen fordern immer mehr ein, dass sie ihre Termine beim Arzt flexibel verinbaren wollen. Das finden sie modern und innovativ, und so möchte die Praxis wahrgenommen werden. Durch Doctolib können Patientinnen nun jederzeit, auch außerhalb der Sprechzeiten, Termine buchen, verschieben und absagen – einfach von der Couch aus.

Wird ein Termin storniert, wird dieser unmittelbar online freigegeben. Andere Patientinnen, mit einem späteren Termin, werden automatisch darüber informiert und können diesen sofort buchen.

Vor allem schätzen Patientinnen es, an ihre Termine erinnert zu werden. Natürlich gibt es auch ältere Damen, die lieber einen Termin telefonisch ausmachen. Doch alle bewerten das Angebot positiv.

Verena Kotulla
„Unsere Patientinnen haben ausschließlich positiv auf Doctolib reagiert. Sie finden es toll erinnert zu werden und buchen von zu Hause aus."

*Die durchschnittliche Terminausfallquote in Deutschland laut Kassenärztlicher Bundesvereinigung (Praxisbefragung zur Termintreue 2014: https://www.kbv.de/html/9953.php) beträgt schätzungsweise 5-20%. Davon wurde der Durchschnittswert zur Ermittlung der Terminausfallquote genommen = 12% (12,5% als Durchschnittswert von 5-20%, abgerundet 12%).

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