Ophthalmologie: Dr. Stephan Kehrein betreibt aktives Terminmanagement und findet, die Videosprechstunde gehöre in jede moderne Augenarztpraxis.

Schont die Ressourcen in der Arztpraxis, entlastet das Telefon und die Mitarbeiter, verbessert die Kommunikation und gibt Patienten ein modernes Instrument an die Hand

Einsatz von Doctolib seit
Mai 2020
Standort
Kriftel
Fachgebiet
Facharzt für Augenheilkunde

Praxisvorstellung und Einsatz von Doctolib

Für Dr. Stephan Kehrein, Augenarzt in Kriftel – im südhessischen Main-Taunus-Kreis – war die  Corona-Pandemie der endgültige Anstoß, sich näher mit den Themen „digitales Terminmanagement“ und „Videosprechstunde” zu beschäftigen. Im Mai 2020 führte er Doctolib in seine Augenarztpraxis ein – und zwar eigenständig und ohne externe Unterstützung. Sowohl das System als auch die Oberfläche seien intuitiv und damit leicht in die Praxissoftware zu integrieren und zu bedienen. Die Praxismitarbeiter hatten die Technik jedenfalls rascher im Griff als gedacht. Eine schnelle Umstellung also.

Dr. Stephan Kehrein
„Doctolib schont unsere Ressourcen, macht Kommunikationswege nachvollziehbarer und Aktivitäten transparenter. Auch für die Patienten funktioniert alles schneller. In wenigen Minuten bekommen sie ihren Termin per E-Mail oder SMS aufs Handy.”

Zahlen der Praxis

Etwa

10 %

aller Terminbuchungen erfolgen online

Ca.

31 %

der Neupatienten buchen ihre Termine online

Nur ca.

2 %

der Termine fallen bei Online-Buchungen aus

Vorteile von Doctolib

Vorteil 1

Online-Terminmanagement als digitaler „Praxisassistent”

Die Online-Terminbuchung spart Zeit und Ressourcen des Praxispersonals – und das ist in stressigen Zeiten und bei vollen Arztpraxen ein immenser Vorteil. Denn bei vielen Patientenkontakten – ob am Telefon oder per E-Mail –  kämen die Praxismitarbeiter irgendwann an ihre Grenzen, erzählt der Augenarzt Dr. Kehrein. Es gelingt ihnen nicht mehr, ihre Aufgaben zeitnah abzuarbeiten. Das digitale Terminmanagement entlastet sowohl das Telefon also auch das Personal. So bleibt mehr Zeit für andere wichtige Aufgaben in der Praxis.

Der Augenspezialist hat noch einen weiteren Vorteil ausgemacht: Die Kommunikationswege verbesserten sich und sämtliche Aktivitäten wurden transparenter. Mitarbeiter können zum Beispiel leichter nachvollziehen, wer einen Termin verschoben hat. Außerdem finden sich im digitalen Kalender nicht nur die Termine schneller, sondern auch die Patienten selbst. Und: Kein Mitarbeiter müsse mehr einen Terminzettel drucken, sagt Kehrein.  Er bringt es so auf den Punkt: Doctolib sei ein System, das einem sehr viel Arbeit abnehmen könne.

Dr. Stephan Kehrein
„Mit Doctolib kann ich nicht einfach nur einen Kalender anlegen, sondern aktives Terminmanagement betreiben. Auf Veränderungen kann ich sehr viel schneller reagieren als mit einem altmodischen Kalender.”
Vorteil 2

Online-Terminbuchung und Videosprechstunde – auch gut für die Patienten

Nicht nur die Arztpraxis, sondern auch die Patienten profitieren von Doctolib, wenn sie ihre Termine rund um die Uhr 24/7 selbst online buchen können, sogar am Wochenende. Sie bekämen ein zeitgemäßes Instrument aus der Online-Welt an die Hand, findet Augenarzt Kehrein. Mit diesem könnten sie individuelle Anforderungen selbst lösen – bequem von zu Hause aus am PC oder mit Hilfe des Smartphones. Dies vereinfache zum Beispiel auch den Erstkontakt mit einem Arzt.

Wer einen Arzttermin über das Internet gebucht hat, bekommt innerhalb weniger Minuten eine Terminbestätigung an seine E-Mail-Adresse oder aufs Mobiltelefon geschickt. Anschließend erinnert die automatische Recall-Funktion den Patienten an den Arzttermin. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass er auch wirklich in die Arztpraxis kommt. Gut findet Augenexperte Kehrein, dass ein Patient  seinen Termin umgekehrt auch mit einem Klick absagen könne, wenn etwas dazwischen gekommen ist. Die digitale Warteliste setze wiederum Ressourcen für andere Patienten frei, auch sehr kurzfristig. So könnten beispielsweise Patienten mit akuten Augenproblemen diese freigewordenen Termine nutzen. Sie müssen dann nicht so lange auf einen Termin beim Augenarzt warten.

Auf sein Angebot der Videosprechstunde seien alle Patienten „von außen“ gekommen, weiß der Augenarzt. Sie hätten konkrete Anliegen, medizinische Fragen und ein Bedürfnis, über ihr Augenproblem zu sprechen. Viele sondieren ihre Lage im Gespräch erst einmal. Sie wollten ein Gefühl dafür bekommen, ob sie in die Praxis kommen müssen, ihr Problem noch Zeit habe oder ob sie sich den Arztbesuch vor Ort zunächst ersparen könnten.

Besonders neue Patienten wählen in Corona-Zeiten oft den Weg zum Augenarzt über das Internet. Wenn man sein Profil gut darstelle und ein Patient über die Google-Suche schnell zu Doctolib finde, kämen auch mehr neue Patienten über Online-Termine – besonders die Jüngeren, hat Stephan Kehrein erfahren. Das einfache Terminieren über das Smartphone sei in der Generation bis 55 Jahre heute vorherrschend. Auch wenn „seine“ Augenpatienten, zum Beispiel mit einem Glaukom oder Mydriasis, meist ein bisschen älter sind und sich zunächst zurückhaltend zeigten – die neuen digitalen Möglichkeiten hätten sie erstaunlich schnell für gut befunden und für sich angenommen.

Dr. Stephan Kehrein
„Man sollte nie denken, dass jemand zu alt für neue Technik und Technologien ist. Viele meiner Patienten haben ihre E-Mail-Adressen sehr genau im Kopf und lesen ihre Mails regelmäßig. Also: Man täuscht und vertut sich auch manchmal als Arzt.”
Vorteil 3

Videosprechstunde gehört in jede moderne Praxis – auch bei Augenärzten

Wie beim digitalen Terminmanagement war die Corona-Pandemie auch bei der Videosprechstunde der Anlass, sie zu testen und auszuprobieren. Weil die Augenheilkunde davon lebe, einen Patienten mit der Spaltlampe zu untersuchen, würde man eigentlich denken, die Videosprechstunde habe in der Augenarztpraxis keinen Stellenwert, erklärt der Fachmann fürs Auge, Dr. Kehrein. Es gebe jedoch viele Situationen, in denen man einem Patienten auch online Gutes tun könne.

Zunächst bietet die Videosprechstunde eine gute Kontaktmöglichkeit außerhalb der Arztpraxis. Patienten könnten sich das Wartezimmer und mögliche Infektionen ersparen. Auch Anamnesegespräche könnten Augenärzte effektiv per Videosprechstunde führen. Manche Augenprobleme seien unkompliziert und schon auf einen Blick ohne Spaltlampe erkennbar, sagt Dr. Kehrein. Dazu gehörten zum Beispiel ein Gerstenkorn oder Lidrandprobleme. Augenärzte können ihren Patienten Tipps geben, wie sie sich selbst helfen können. Ein weiterer Pluspunkt: Jeder Mensch mit einem digitalen Arbeitsplatz könne eine Videosprechstunde vereinbaren – und damit womöglich sogar Arbeitsunfähigkeiten oder Ausfallzeiten verhindern, fügt er hinzu.

Dr. Stephan Kehrein
„Man schenkt Patienten Zeit, weil man ihnen nicht so viel Zeit von ihrem Alltag wegnimmt. Die Videosprechstunde eignet sich gut für akute Augenprobleme. Sie gehört in jede moderne Praxis, auch in die von Augenärzten.”

Dass Doctolib nicht nur ein technisches Tool bietet, sondern auch ein Mitarbeiter in die Arztpraxis kommt und das Personal beim Einrichten unterstützt, findet der Augenarzt ein herausragendes Angebot. Für Kollegen, die sich nicht selbst mit der Technik auseinandersetzen wollten, sei dies ein sehr hilfreicher Service. Wer jedoch technikaffin sei und Spaß daran habe, die vielfältigen Funktionen des Systems selbst kennenzulernen und auszuprobieren, könne die Integration in die Praxissoftware auch problemlos selbst vornehmen, ermutigt Kehrein seine Kollegen und Kolleginnen.

Dr. Stephan Kehrein
„Jeder, der ein Smartphone besitzt, kann das Einrichten von Doctolib selbst übernehmen – es ist nicht schwierig. Zudem funktionieren das System und die Benutzeroberfläche sehr intuitiv. Es war also eine schnelle Umstellung.”

Anderen Augenärzten, die Doctolib noch nicht nutzen, rät er:

  1. Keine Angst vor der Digitalisierung haben!
  2. Sich mit dem neuen System beschäftigen, auseinandersetzen und mit dem jetzigen Sprechstundenmanagement abgleichen.  In Ruhe analysieren, wie sich dieses im neuen System abbilden lässt. Meist lässt sich deutlich mehr umsetzen als zuvor.
  3.  Kommunikation mit dem Hersteller der Praxissoftware – erst dann den Wechsel gestalten, damit es kein holpriger Übergang wird.

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