Orthopädie: Dr. Frank Sommerfeld meint, die Zeitersparnis durch digitales Terminmanagement sei Gold wert!

Digitale Technik in der orthopädischen Arztpraxis ist zeitgemäß, setzt Ressourcen frei, schafft mehr Freiräume für Mitarbeiter und ist ein toller Service für Patienten.

Einsatz von Doctolib seit
Februar 2020
Standort
Dachau
Fachgebiet
Facharzt für Orthopädie und Unfallchirurgie

Praxisvorstellung und Einsatz von Doctolib

Die Praxis des Orthopäden Dr. Frank Sommerfeld in Dachau bei München „ertrank” beinahe in Telefonanrufen. Deshalb wollte er seinem Team mehr Luft verschaffen und außerdem ein bisschen mehr mit der Zeit gehen. Denn bislang, so sagte er, „waren wir komplett Papier und analog”. Gute Gründe also für ihn, um im Februar 2020 das digitale Terminmanagement in die orthopädische und chirurgische Facharztpraxis einzuführen. Auch die Videosprechstunde nutzt er aktiv im ärztlichen Alltag. Ein entzündeter Zeh oder geschwollener Fuß lasse sich auch per Video gut erkennen und das Gesundheitsproblem schon im Vorfeld einstufen.

Dr. Frank Sommerfeld
„Meinen Mitarbeiterinnen klingeln nicht mehr den ganzen Tag die Ohren und es gibt viel mehr Ruhe in der Praxis. Der digitale Terminkalender ist ein prima Instrument fürs Ressourcenmanagement. Und meine Patienten haben eine Plattform, auf der sie außerhalb der Sprechzeiten Termine buchen können – ganz nach ihrem Geschmack.”

Zahlen der Praxis

ca.

10 %

aller Termine werden ônline gebucht

ca.

12 %

der Neupatienten buchen ihre Termine online

ca.

0,6 %

der Termine fallen bei Online-Buchungen aus – bei Offline sind es etwa 2,1 Prozent

Vorteile von Doctolib

Vorteil 1

Digitales Terminmanagement schafft zeitliche Freiräume in der Praxis

Für das Praxisteam ist es ganz normaler Alltag, wenn das Telefon nahezu rund um die Uhr klingelt. Auf der anderen Seite hängen Patienten in der Warteschleife und müssen sich gedulden, bis ein Praxismitarbeiter abnimmt – manchmal dauert dies auch eine gefühlte Ewigkeit. Dies strapaziert die Nerven beider Seiten. Sein Team sei kaum mehr hinterher gekommen angesichts der Telefonflut und in Anrufen regelrecht „ertrunken”, erzählt der Orthopäde Dr. Frank Sommerfeld. Kein Wunder,  seien sie doch vollkommen auf Papier ausgerichtet und analog aufgestellt gewesen. Diese Art der Praxisorganisation sei nicht nur ein Zeitfresser, sondern auch nicht gerade zeitgemäß, fand der Arzt.

Hier wollte Sommerfeld Abhilfe schaffen, sein Team entlasten und Ressourcen freisetzen. Die Umstellung auf digitale Technik sei sehr schnell und erstaunlich unproblematisch gelungen – mit der Unterstützung des Doctolib-Teams vor Ort. Gemeinsam hätten sie alle Veränderungen durchgesprochen und sämtliche Termine in das neue digitale System eingepasst. Und abends hätten seine „Mädels” ein Lächeln im Gesicht gehabt, freut sich der Arzt.

Am besten findet er, dass seine Patienten eine SMS als Erinnerung an den Arzttermin auf ihr Mobiltelefon bekommen. Bei Terminabsagen könne die Arztpraxis die Lücken im Terminkalender rasch auffüllen, was wiederum anderen Patienten zugute komme.

Dr. Frank Sommerfeld
„Die SMS zur Erinnerung war auch in Corona-Zeiten von Vorteil. Die Patienten haben rechtzeitig Rückmeldung gegeben, wenn sie den Termin krankheitsbedingt oder wegen einer Quarantäne nicht wahrnehmen konnten.”
Vorteil 2

Termine einfach Online buchen – toller Service für Patienten

Viele Menschen sind es inzwischen gewohnt, dass sie ihre Reise, ihr Hotel und Restaurantbesuche rund um die Uhr im Internet buchen können. In vielen Arztpraxen sind digitale Terminkalender aber noch nicht flächendeckend verbreitet. Solche zeitgemäßen technischen Tools, die sich an den Gewohnheiten und Bedürfnissen der Patienten orientieren, bietet jedoch Doctolib. Sie können Termine jederzeit 24/7 online vereinbaren.

Auch der Orthopäde Frank Sommerfeld wollte seinen Patienten eine Plattform bieten, auf der sie sich selbstständig auch außerhalb der Dienstzeiten der Praxis einen Termin buchen können, ganz nach ihrem Geschmack. Er wollte den Servicegedanken weiter in den Vordergrund rücken, sagt er. Jetzt können seine Patienten auch am Sonntagabend um 18 Uhr oder wenn sie von der Arbeit oder Uni zurückkämen noch einen Termin vereinbaren.

Anfangs reagierten Sommerfelds Patienten eher zögerlich auf die Ankündigung, dass die zuvor komplett analoge Arztpraxis plötzlich „digital” sein solle. Man müsse den Patienten die neuen technischen Möglichkeiten gut erklären und kommunizieren – nicht nur über Poster in der Praxis, die Website und den Anrufbeantworter. Am besten sei es, die Patienten direkt anzusprechen und ihnen Informationen in die Hand zu drücken, so die Erfahrung des Orthopäden.

Dr. Frank Sommerfeld
„Ich habe meinen Patienten gesagt: ‘Wenn Sie außerhalb der Praxisöffnungszeiten einen Termin vereinbaren wollen, gehen Sie einfach auf Doctolib. Dort haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Termine auszumachen.’ Das wurde super angenommen. Es entwickelt sich sukzessive und ist ein toller Service für Patienten.”
Vorteil 3

Verletzungen sind gut in der Videosprechstunde erkennbar

Gleichzeitig mit dem digitalen Terminmanagement hat Frank Sommerfeld auch die Videosprechstunde eingeführt. Dabei ist es für den Orthopäden nicht ganz neu, über Video mit seinen Patienten zu sprechen. Schon früher hat er erste Erfahrungen damit gemacht. Zum Beispiel mit einem Patienten, der sich im kenianischen Naturparadies Masai Mara das Bein gebrochen hatte. Er sprach am Samstagabend mit ihm durch, was er tun solle in seiner Notlage – von der Schienung des Beins bis hin zum Notruf. Die Technik konnte ihm in dieser Situation helfen, und das sei der Startpunkt für die Entscheidung gewesen, mit Patienten jetzt auch über Video zu sprechen. Sommerfelds Praxis befindet sich zudem in einem ländlichen Gebiet. Die Videosprechstunde sei schon deshalb sinnvoll, weil die Patienten teilweise 40 bis 50 Kilometer Anfahrtsweg hätten.

Dr. Frank Sommerfeld
„Patienten müssen nicht aus ihren vier Wänden heraus, eine halbe Stunde Autofahren, Parkplatz suchen und dann noch im Wartezimmer sitzen. Sie schonen ihre Nerven und die Zeitersparnis ist Gold wert!”

Für Sommerfeld hat die Sprechstunde per Video aber noch mehr Vorteile: Erstkontakt mit dem Patienten aufnehmen, ein Screening vornehmen und das Gesundheitsproblem einschätzen. Zudem könne er mit dem Patienten ins Gespräch kommen und ihm vielleicht sogar schon einen Ausblick auf das weitere Vorgehen geben, damit er nicht zu lange warten muss.

Man könne im Vorfeld oft schon vieles abklären, notwendige Ressourcen für einen Patienten planen und Untersuchungen anstoßen, die vielleicht zeitaufwändig sind. Dieses Vorgehen sei viel effektiver für den Patienten, aber auch für den Arzt selbst. Auch wenn man in der Videokonferenz einen Menschen nicht mit den Händen anfassen könne, die Augen und Ohren funktionierten bei einer Videosprechstunde umso besser.

Dr. Frank Sommerfeld
„In der Videosprechstunde sehen meine Patienten mich und ich sehe sie. Das strahlt viel mehr Empathie aus als beim reinen Hören am Telefon. Sie können mir ihren entzündeten Zeh oder umgeknickten Fuß zeigen. Ich kann ihnen gleich sagen, was wir machen können.”

Dass die Videosprechstunde in jede moderne Orthopädie-Praxis gehört, daran hat Sommerfeld keinerlei Zweifel. Es sei der Zeitgeist und das, was die Menschen nachfragten, ist der Arzt überzeugt.  Anderen Kollegen aus der Orthopädie rät er deshalb:

  • Macht es! Die Technik entlastet alle Mitarbeiter und spart Zeit.
  • Es fallen viel weniger Termine aus und Lücken im Kalender lassen sich schneller wieder schließen.
  • Ein gutes Ressourcenmanagement ist die Zukunft.
  • Und für die Patienten ist es ebenfalls ein toller Service.

Jetzt starten!

Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und entdecken Sie, wie Doctolib Ihren Alltag verbessern kann.

Informationen anfordern