Orthopädie: Dr. Frank Sommerfeld meint, die Zeitersparnis durch digitales Terminmanagement sei Gold wert!

Digitales Terminmanagement schafft zeitliche Freiräume in der Praxis

Für das Praxisteam ist es ganz normaler Alltag, wenn das Telefon nahezu rund um die Uhr klingelt. Auf der anderen Seite hängen Patienten in der Warteschleife und müssen sich gedulden, bis ein Praxismitarbeiter abnimmt – manchmal dauert dies auch eine gefühlte Ewigkeit. Dies strapaziert die Nerven beider Seiten. Sein Team sei kaum mehr hinterher gekommen angesichts der Telefonflut und in Anrufen regelrecht „ertrunken”, erzählt der Orthopäde Dr. Frank Sommerfeld. Kein Wunder,  seien sie doch vollkommen auf Papier ausgerichtet und analog aufgestellt gewesen. Diese Art der Praxisorganisation sei nicht nur ein Zeitfresser, sondern auch nicht gerade zeitgemäß, fand der Arzt.

Hier wollte Sommerfeld Abhilfe schaffen, sein Team entlasten und Ressourcen freisetzen. Die Umstellung auf digitale Technik sei sehr schnell und erstaunlich unproblematisch gelungen – mit der Unterstützung des Doctolib-Teams vor Ort. Gemeinsam hätten sie alle Veränderungen durchgesprochen und sämtliche Termine in das neue digitale System eingepasst. Und abends hätten seine „Mädels” ein Lächeln im Gesicht gehabt, freut sich der Arzt.

Am besten findet er, dass seine Patienten eine SMS als Erinnerung an den Arzttermin auf ihr Mobiltelefon bekommen. Bei Terminabsagen könne die Arztpraxis die Lücken im Terminkalender rasch auffüllen, was wiederum anderen Patienten zugute komme.

Termine einfach Online buchen – toller Service für Patienten

Viele Menschen sind es inzwischen gewohnt, dass sie ihre Reise, ihr Hotel und Restaurantbesuche rund um die Uhr im Internet buchen können. In vielen Arztpraxen sind digitale Terminkalender aber noch nicht flächendeckend verbreitet. Solche zeitgemäßen technischen Tools, die sich an den Gewohnheiten und Bedürfnissen der Patienten orientieren, bietet jedoch Doctolib. Sie können Termine jederzeit 24/7 online vereinbaren.

Auch der Orthopäde Frank Sommerfeld wollte seinen Patienten eine Plattform bieten, auf der sie sich selbstständig auch außerhalb der Dienstzeiten der Praxis einen Termin buchen können, ganz nach ihrem Geschmack. Er wollte den Servicegedanken weiter in den Vordergrund rücken, sagt er. Jetzt können seine Patienten auch am Sonntagabend um 18 Uhr oder wenn sie von der Arbeit oder Uni zurückkämen noch einen Termin vereinbaren.

Anfangs reagierten Sommerfelds Patienten eher zögerlich auf die Ankündigung, dass die zuvor komplett analoge Arztpraxis plötzlich „digital” sein solle. Man müsse den Patienten die neuen technischen Möglichkeiten gut erklären und kommunizieren – nicht nur über Poster in der Praxis, die Website und den Anrufbeantworter. Am besten sei es, die Patienten direkt anzusprechen und ihnen Informationen in die Hand zu drücken, so die Erfahrung des Orthopäden.

Verletzungen sind gut in der Videosprechstunde erkennbar

Gleichzeitig mit dem digitalen Terminmanagement hat Frank Sommerfeld auch die Videosprechstunde eingeführt. Dabei ist es für den Orthopäden nicht ganz neu, über Video mit seinen Patienten zu sprechen. Schon früher hat er erste Erfahrungen damit gemacht. Zum Beispiel mit einem Patienten, der sich im kenianischen Naturparadies Masai Mara das Bein gebrochen hatte. Er sprach am Samstagabend mit ihm durch, was er tun solle in seiner Notlage – von der Schienung des Beins bis hin zum Notruf. Die Technik konnte ihm in dieser Situation helfen, und das sei der Startpunkt für die Entscheidung gewesen, mit Patienten jetzt auch über Video zu sprechen. Sommerfelds Praxis befindet sich zudem in einem ländlichen Gebiet. Die Videosprechstunde sei schon deshalb sinnvoll, weil die Patienten teilweise 40 bis 50 Kilometer Anfahrtsweg hätten.

Für Sommerfeld hat die Sprechstunde per Video aber noch mehr Vorteile: Erstkontakt mit dem Patienten aufnehmen, ein Screening vornehmen und das Gesundheitsproblem einschätzen. Zudem könne er mit dem Patienten ins Gespräch kommen und ihm vielleicht sogar schon einen Ausblick auf das weitere Vorgehen geben, damit er nicht zu lange warten muss.

Man könne im Vorfeld oft schon vieles abklären, notwendige Ressourcen für einen Patienten planen und Untersuchungen anstoßen, die vielleicht zeitaufwändig sind. Dieses Vorgehen sei viel effektiver für den Patienten, aber auch für den Arzt selbst. Auch wenn man in der Videokonferenz einen Menschen nicht mit den Händen anfassen könne, die Augen und Ohren funktionierten bei einer Videosprechstunde umso besser.

Dass die Videosprechstunde in jede moderne Orthopädie-Praxis gehört, daran hat Sommerfeld keinerlei Zweifel. Es sei der Zeitgeist und das, was die Menschen nachfragten, ist der Arzt überzeugt.  Anderen Kollegen aus der Orthopädie rät er deshalb:

• Macht es! Die Technik entlastet alle Mitarbeiter und spart Zeit.
• Es fallen viel weniger Termine aus und Lücken im Kalender lassen sich schneller wieder schließen.
• Ein gutes Ressourcenmanagement ist die Zukunft.
• Und für die Patienten ist es ebenfalls ein toller Service.