Osteopathie: Bis zu 2 Stunden Zeitersparnis pro Tag für die Therapeuten der Praxis Osteoexcellence

Entlastung bei der Terminvergabe durch Online-Kalender, 27/4-Terminbuchung für PatientInnen und Dokumentenaustausch

Einsatz von Doctolib seit
November 2019
Standort
Flensburg
Fachgebiet
Osteopathie

Praxisvorstellung und Einsatz von Doctolib

Aaron Heeschen und Leif Damberg führen gemeinsam die Praxis Osteoexcellene in Harrislee und Flensburg. Mit der Einführung von Doctolib im November 2019 wollten die Therapeuten den Herausforderungen einer Osteopathiepraxis – viele Anrufe und während der Behandlungen keine Möglichkeit diese zu beantworten – entgegentreten. 

Dank des digitalen Terminmanagements werden Damberg und Heeschen nicht nur bei der Terminvereinbarung entlastet, sondern können auch von unterwegs auf ihren eigenen Kalender und den des Kollegen zugreifen und haben so eine Übersicht über alle Termine.

Aaron Heeschen, Heilpraktiker, Osteopath BAO, Physiotherapeut
„Durch das digitale Terminmanagement spare ich sehr viel Zeit. Vorher habe ich ca. 6 bis 7 Stunden pro Woche mehr mit der Praxisorganisation verbracht. Jetzt kann ich die Zeit für meine PatientInnen oder auch privat nutzen.”

Zahlen der Praxis

ca.

40 %

oder PatientInnen buchen ihre Termine online

ca.

77 %

der NeupatientInnen buchen Termine online

Nur ca.

0,3 %

Terminausfälle für Online-Buchungen im letzten Jahr

Vorteile von Doctolib

Vorteil 1

Entlastung bei der Terminvergabe durch die Online-Buchung

Vor der Einführung des Online-Terminmanagements standen die beiden Osteopathen vor der Herausforderung viele Terminanfragen per Telefon, E-Mails und auch über Social Media-Kanäle zu koordinieren. Diese mussten sie dann zwischen den Behandlungen oder nach Feierabend bearbeiten und konnten dann nicht mehr alle PatientInnen erreichen. Vor allem durch die 24/7 Online-Terminvereinbarung für PatientInnen haben sich besonders die telefonischen Terminanfragen deutlich reduziert. Die anfängliche Befürchtung, dass manche PatientInnen abspringen würden, weil ihnen diese Form der Kommunikation zu unpersönlich ist, haben sich nicht bestätigt.

Aaron Heeschen, Heilpraktiker, Osteopath BAO, Physiotherapeut
„Die PatientInnen schätzen diese Möglichkeit der Terminbuchung sehr. Auch bei den älteren PatientInnen kommt der Service sehr gut an, das hat uns wirklich positiv überrascht.”

Ebenfalls wird die Terminerinnerung per SMS oder E-Mail von den PatientInnen sehr geschätzt. So sehr, dass die Osteopathen immer wieder darauf angesprochen werden, dass das eine Funktion sei, die auch die PatientInnen nicht mehr missen wollen. 

Und nicht nur die PatientInnen profitieren von der Online-Terminbuchung. Auch Damberg und Heeschen schätzen die unterschiedlichen Funktionen wie die Terminerinnerung, durch die sich Terminausfälle reduzieren. Dank der digitalen Warteliste, eine Funktion die bei der PatientInnen automatisch über freigewordene Termine informiert sind, wenn sich während der Buchung auf diese eingetragen haben, sparen die Therapeuten viel Zeit und administrativen Aufwand.

Aaron Heeschen, Heilpraktiker, Osteopath BAO, Physiotherapeut
„Wenn man mal eine Absage hat und dieser Termin dann wieder frei ist, haben andere PatientInnen die Möglichkeit diesen Termin zu buchen und somit vorzurücken. Das sind Dinge, bei denen ich normalerweise aktiv werden müsste, die jetzt einfach automatisiert im Hintergrund laufen und das finde ich richtig gut.”
Vorteil 2

Einfache Terminvergabe von unterwegs mit gemeinsamen Kalender und App

Für Damberg und Heeschen war klar, dass sie in Ihrer Gemeinschaftspraxis auch den Kalender des anderen einsehen müssen, um eventuell Termine zu übernehmen oder für den anderen zu verschieben. Ganz bewusst haben sie sich deswegen für Doctolib entschieden, da es über die App möglich ist von unterwegs auf die Kalender zuzugreifen.

Leif Damberg, Heilpraktiker, Osteopath BAO, Physiotherapeut
„Die Handy-App möchte ich nicht missen, denn sie stellt für mich eine enorme Erleichterung im Alltag dar. Ich kann so mobil auf meinen Terminkalender zugreifen, und auch, wenn ich gerade unterwegs bin, selbst Termine vergeben – für mich, für meinen Praxiskollegen. Ich habe die Möglichkeit abends nochmal auf meinen Kalender zu schauen und mich auf den kommenden Tag vorzubereiten.”

Ein weiterer Vorteil des Online-Kalenders: die von den PatientInnen gebuchten Termine werden in Echtzeit aktualisiert, sodass der Kalender immer auf dem neuesten Stand ist. Und auch die Terminbestätigung oder -verschiebung geschieht automatisch – die PatientInnen wissen somit sofort, dass alles geklappt hat, ohne das Zutun der Therapeuten.

Vorteil 3

Bessere Übersicht der Arbeitszeit und einfachere Dokumentation

Dank der monatlichen Statistiken haben Damberg und Heeschen einen direkten Überblick, wie viele Behandlungen sie im Monat zuvor hatten, wie viele Termine abgesagt worden und wie viele NeupatienInnen die Osteopathen gewinnen konnten.

Leif Damberg, Heilpraktiker, Osteopath BAO, Physiotherapeut
„Mit den statistischen Modulen, wird ersichtlich, wie viele Termine gebucht wurden und wie viele Termine abgesagt werden. Es gibt mir eine direkte Übersicht, wie viel ich in dem vorherigen Monat gearbeitet habe und wie viele PatientInnen ich in meine Sprechstunde einberufen habe. So kann ich nachvollziehen, wer zu welcher Zeit da war und das ist natürlich eine enorme Erleichterung.”

Auch den einfachen Dokumentenaustausch schätzen die Damberg und Heeschen sehr, da er ihren Arbeitsalltag enorm erleichtert. Jeder/Jede PatientIn hat ein eigenes Doctolib-Profil, mit dem Termine und auch Dokumente verwaltet werden können. So können PatientInnen ihnen datenschutzkonform eine ärztliche Verordnung und Befunde im Vorhinein zukommen lassen, sodass die Osteopathen sich schon vorher ein Bild machen können.

Aaron Heeschen, Heilpraktiker, Osteopath BAO, Physiotherapeut
„Es hilft uns in unserem alltäglichen Ablauf sehr, dass die Patienten ihre Termine selber abmachen und auch ihre Daten eintragen können und wir die diese dann einfach übernehmen können. Durch das digitale Terminmanagement haben wir pro Tag eine Zeitersparnis von ca. 2 Stunden.”

Jetzt starten!

Vereinbaren Sie jetzt ein kostenloses Beratungsgespräch und entdecken Sie, wie Doctolib Ihren Alltag verbessern kann.

Informationen anfordern