Wir kommunizieren jeden Tag sehr viel, und das meiste findet inzwischen digital statt. Sehr viele Menschen besitzen einen E-Mail-Zugang und ein Mobiltelefon –  es bietet sich also auch für eine Praxis an digital zu kommunizieren, um so bestmöglich und einfach PatientInnen zu erreichen. Mit digitalen Services schaffen Sie für bestehende und potenzielle neuen PatientInnen einen Mehrwert, den diese schätzen werden. Und nicht nur Ihre PatientInnen profitieren davon, auch Ihr Team wird Ihnen die Einführung von digitalen Kommunikationsmöglichkeiten danken, denn sie werden Ihre MitarbeiterInnen entlastet und haben mehr Zeit für andere Aufgaben. Welche Möglichkeiten es gibt und wie Sie die automatische Kommunikation mit E-Mail und SMS in Ihrer Praxis einführen können, erfahren Sie in unserem neuen Praxisratgeber „Digital und automatisiert – Tipps und Empfehlungen für die PatientInnenkommunikation von heute!

Terminverwaltung für PatientInnen – eigenständig und automatisiert

Ein besonders wichtiger Faktor einer serviceorientierten Praxis ist die Erreichbarkeit. Mit der Möglichkeit der Online-Terminbuchung können PatientInnen 24/7 Termine vereinbaren und sind nicht von den Öffnungszeiten Ihrer Praxis abhängig. Und das wird gerne genutzt: Bereits jetzt werden 50 % der Online-Termine außerhalb der regulären Sprechzeiten gebucht.1 Und auch während Ihrer Öffnungszeiten bietet die Online-Terminbuchungen Ihren PatientInnen einen Service und Ihnen eine Entlastung. Wenn Sie in der Telefonansage den Hinweis auf die Online-Buchung geben, müssen Ihre PatientInnen nicht mehr in der Telefon-Warteschleife hängen und das Anrufaufkommen für Ihr Team reduziert sich merklich.

Ein weiterer Vorteil der Online-Terminbuchung: PatientInnen erhalten sofort eine Bestätigung ihres Termins. So wissen sie, dass alles geklappt hat. Und sollten sie einen Termin nicht wahrnehmen können, können Ihre PatientInnen über das Doctolib-Portal eigenständig Termine absagen ohne dafür in Ihrer Praxis anrufen zu müssen. Alles funktioniert online und zu jeder Zeit.

Terminausfälle reduzieren mit digitaler Kommunikation

Die digitale Kommunikation kann Ihnen auch dabei helfen Terminausfälle zu minimieren – diese lassen sich um bis zu 58 % mit einem digitalen Terminmanagement reduzieren.2 Dank der automatischen Terminerinnerung per SMS und/oder E-Mail wird der Praxisbesuch wieder ins Gedächtnis gerufen und die Termintreue erhöht.

Durch die Funktion der digitalen Warteliste lassen sich Terminlücken ganz unkompliziert füllen. Bei der Terminbuchung können sich PatientInnen auf eine Warteliste eintragen. Wird ein Termin von einer Patientin/einem Patient abgesagt, erhalten die PatientInnen auf der Warteliste eine Mitteilung darüber, dass dieses Terminfenster frei ist und können den früheren Termine auf „first-come-first-serve”-Basis buchen.

Schnell und unkompliziert über ungeplante Terminänderungen informieren

Trotz guter Planung kann es in einer Praxis oder Gesundheitseinrichtung zu Verzögerungen im Tagesablauf kommen, wodurch sich vereinbarte Termine verschieben können. Um Ihren PatientInnen Wartezeit bei Ihnen in der Praxis zu ersparen, können Sie diese mit nur wenigen Klicks über die Verzögerungen per SMS oder E-Mail informieren. Diese können sich auf die Änderungen einstellen und Ihre Zeit anders nutzen. In Pandemie- oder Grippezeiten können Sie damit auch das Besucheraufkommen steuern und so Ihr Wartezimmer so leer wie möglich halten.

Der digitale Recall – Zeit, Kosten und Ressourcen sparen

Die Erinnerung an regelmäßige Vorsorgeuntersuchungen per Post ist ein zeitraubender Prozess, der Ihr Team zeitlich einspannt und hohe Portokosten mit sich bringt. Mit digitaler Kommunikation können Sie Recalls automatisiert versenden – die Zustimmung Ihrer PatientInnen vorausgesetzt. Damit reduzieren Sie Ihren administrativen Aufwand und bieten Ihren PatientInnen einen besonderen Service. Durch den mitgesendeten Link zur Onlinebuchung können diese direkt einen Termin vereinbaren. 

Vorteile der digitalen Kommunikation in Arztpraxen

Eine automatische und digitale PatientInnenkommunikation kommt beiden Seite sehr zu Gute – auf der Praxisseite wird Ihr Team entlastet und PatientInnen profitieren durch eine eigenständige Terminorganisation. 

Welche weiteren Vorteile die Kommunikation per SMS und E-Mail, z. B. während der COVID-19-Pandemie, mit sich bringt, erfahren Sie in unserem neuen Praxisratgeber, der kostenlos für Sie zum Download bereitsteht. 

Möchten Sie Ihre Kommunikation digitaler gestalten? Dann beraten wir Sie gerne dazu. Vereinbaren Sie einfach ein kostenloses und unverbindliches Beratungsgespräch unter 030 220 276 18 oder online.

 

Ihr Doctolib-Team

 

 

1Interne anonymisierte Doctolib-Statistiken (Jan 2020 – Jul 2020) zu Online-Buchungen
2 Interne anonymisierte Doctolib-Statistiken zeigen, dass bei verschiedenen Fachärzten ein Minus von 58 % Terminausfällen bedeutet, dass nur noch rund 5 % der Termine ausfallen. Datenerhebung im Zeitraum von Oktober 2018 – April 2019. Die durchschnittliche Terminausfallquote in Deutschland laut Kassenärztlicher Bundesvereinigung (Praxisbefragung zur Termintreue 2014: https://www.kbv.de/html/9953.php) beträgt schätzungsweise zwischen 5 und 20 %. Davon wurde der Durchschnittswert zur Ermittlung der Terminausfallquote genommen = 12 % (12,5 % als Durchschnittswert von 5 – 20 %, abgerundet auf 12 %)