Die Rezeption bzw. Anmeldung einer Arztpraxis ist neben dem Telefon oder der Website einer der ersten Kontaktpunkte von Patient:innen mit der Praxis. Aus diesem Grund ist der erste Eindruck besonders wichtig, denn dieser beeinflusst die Stimmung und damit den gesamten Arztbesuch. Wie Sie eine angenehme und professionelle Atmosphäre schaffen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Die Rezeption als Dreh- und Angelpunkt in der Praxis

Der Empfang in der Arztpraxis kann als Art Verwaltungszentrale gesehen werden, denn hier werden Patient:innen begrüßt und in die Sprechzimmer verteilt, Termine vergeben und Rezepte erstellt. Gleichzeitig klingelt fast kontinuierlich das Telefon. Die Mitarbeiter:innen, die am Empfang arbeiten, sind also stark gefragt und tragen ganz erheblich dazu bei, dass sich Patient:innen gut aufgehoben fühlen. Wichtig ist also, dass Mimik, Gestik, Körperhaltung, Sprache und Stimme bei, stets – auch in stressigen Zeiten – freundlich sind. Achten Sie außerdem darauf, dass:

Patient:innen freundlich begrüßt werden.
neuen Patient:innen die Praxisräume erklärt werden: Wo ist das Wartezimmer? Wo befindet sich eine Toilette? Wo ist die Gaderobe?
die Rezeption aufgeräumt und sauber ist.
der Datenschutz gewahrt ist und andere Patient:innen keine intimen Details vom Gespräch – ob vor Ort in der Praxis oder am Telefon – mitbekommen.
alle Formulare griffbereit und gut sortiert sind, so kann die Zeit effizient genutzt werden.

Doch nicht nur die Kommunikation mit den Patient:innen findet am Empfang statt. Auch die interne Kommunikation geschieht häufig von hier. Um die wichtige Aufgabe der Patientensteuerung effizient zu gestalten, empfiehlt sich ein sicherer Messenger, wie Doctolib Siilo, mit dem Sie die Koordination in der Versorgung Ihrer Patient:innen optimieren können.

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Den Empfang der Arztpraxis ansprechend gestalten

Neben dem Personal am Empfang tragen auch die Ausstattung und Gestaltung zu einer guten Atmosphäre bei.

Mobiliar am Empfang

Zeitgemäße und freundlich wirkende Möbel beeinflussen den ersten Eindruck der Praxis positiv. Achten Sie darauf, dass sich die Möbelstücke gut in den Raum einfügen und das Material resistent gegenüber Gebrauchsspuren ist.

Beleuchtung an der Rezeption

Nicht jede Praxis hat die Möglichkeit den Empfang in der Nähe eines Fensters zu platzieren. In dunklen Räumen können Lichtkonzepte wahre Wunder bewirken und den Empfang in ein positives Licht rücken. Besonders gut eignen sich für den Empfangsbereich Leuchtmittel, die an das Tageslicht angepasst und bei denen Farbtöne manuell eingestellt werden können.

Der Empfang in der Arztpraxis als Marketinginstrument

Da der Empfangsbereich Ihrer Arztpraxis als Visitenkarte wirkt, können Sie ihn als Marketingwerkzeug verstehen. Gestalten Sie die Rezeption so, dass sie gut zu Ihrer Außendarstellung passt. Haben Sie eine bestimmte Farbe in Ihrem Arzt-Logo, dann greifen Sie diese dort mit kleinen Akzenten auf. Platzieren Sie auch gern frische Blumen oder saisonales, wie Weihnachtsdekoration, sodass Sie dort auch Persönlichkeit zeigen und sich Ihre Patient:innen wohl führen.

Da Marketing jedoch nicht nur in der Praxis stattfindet, sollten Sie sich auch mit digitalem Marketing befassen, hierzu finden Sie bei uns verschiedene kostenlose Broschüren, u. a.:

^Quellen

med2day (zuletzt abgerufen am 29.04.2022 unter https://www.med2day.com/rezeption-arztpraxis-anmeldung-empfang/)
Medical Tribune (zuletzt abgerufen am 29.04.2022 unter https://www.medical-tribune.de/medizin-und-forschung/artikel/die-anmeldung-als-schaltzentrale-der-arztpraxis/)